Ne gubi vrijeme na sastancima: Neka AI piše zapisnik [DIY]

Sastanak od 60 minuta sa pet senior inženjera košta tvoju firmu oko 450 KM u čistoj satnici. Ako nakon tog sata niko nema pojma šta je tačno dogovoreno, upravo si spalio taj novac u kaminu. Većina ljudi piše zapisnike koji su ili preopširni ili potpuno beskorisni. Ali, ako si spreman da uprljaš ruke kodom i postavkama, možeš natjerati AI da to radi umjesto tebe dok ti piješ kafu. Zaboravi na plaćene servise koji ti uzimaju 20 dolara mjesečno. Napravit ćemo sistem koji žvaće audio snimke i izbacuje čiste, strukturirane zaključke.

Zašto je tvoj mikrofon na laptopu smeće za AI (i kako to popraviti)

Prva stvar koju moraš shvatiti: AI nije vidovit. Ako je zvuk mutan, kao da pričaš kroz mokru krpu, transkripcija će biti smeće. Čut ćeš zujanje ventilatora, šuštanje papira i onaj iritantni zvuk klika hemijske olovke. Da bi dobio kristalno jasan zapis, treba ti usmjereni mikrofon. Ako koristiš onaj ugrađeni u laptop, zaboravi na kvalitet. AI će ‘halucinirati’ riječi koje niko nije izgovorio jer pokušava da popuni rupe u frekvenciji.

Koji mikrofon zapravo trebaš?

Nemoj bacati pare na studijsku opremu od 500 KM. Uzmi obični USB kondenzatorski mikrofon sa kardioidnim uzorkom. On kupi zvuk ispred sebe, a ignoriše buku iz ostatka sobe. Kada ga uključiš, trebao bi čuti onaj tihi ‘klik’ u sistemu koji ti govori da je hardver prepoznao novu igračku. Bez dobrog ulaza, tvoj AI model će se gušiti u šumu.

Whisper: Motor koji pokreće tvoju mašinu za zapisnike

Srce ovog DIY projekta je OpenAI-jev Whisper. To nije ChatGPT. To je model obučen isključivo za prepoznavanje govora. Najbolja stvar? Možeš ga vrtiti lokalno na svom kompjuteru ako imaš iole pristojnu grafičku kartu. Ne šalješ podatke u cloud, niko te ne prisluškuje. To je ključno ako ne želiš da povjerenik za informacije kuca na tvoja vrata. Pogledaj kako se podesi privatnost na AI uređajima prije nego što kreneš snimati povjerljive poslovne tajne.

Lokalna instalacija vs. API

Ako imaš stari laptop, Whisper će ga istopiti. U tom slučaju, koristi API. Košta sitniš, a odradi posao za par sekundi. Ali ako si entuzijasta, instaliraj Python, povuci Whisper sa GitHuba i pusti ga da ‘ore’ po tvom procesoru. Osjetit ćeš miris toplog silicijuma dok tvoj PC pretvara zvučne talase u tekst. To je pravi miris produktivnosti.

Anatomija katastrofe: Kada AI umisli da je šef rekao nešto drugo

Najveća greška koju možeš napraviti je da slijepo vjeruješ AI zapisu. Desit će se ‘halucinacija’. AI će zamijeniti ‘ne smijemo’ sa ‘smijemo’. To je recept za otkaz. Jednom sam pustio neobrađen zapisnik klijentu i AI je preveo ‘budžet je tanak’ u ‘budžet je taman’. Velika razlika. Zato ti treba ljudski filter.

Upozorenje: Nikada ne šalji AI generisan zapisnik bez barem dvominutnog ‘skeniranja’ očima. AI ne razumije sarkazam niti interne šale tvog tima. Ako je šef rekao ‘Baš nam je super ovaj bag’, AI će to zapisati kao pobjedu, a ne kao sarkastičnu kritiku.

PVA Ljepilo za podatke: Kako Prompt Engineering drži zapisnik na okupu

Kada dobiješ sirovi tekst od Whispera, to je obično nečitljiva gomila riječi bez zareza i tačaka. Tu nastupa LLM (poput GPT-4 ili lokalnog Llama modela). Treba ti ‘ljepilo’ – sistemski prompt koji će natjerati model da razmišlja kao sekretarica sa 20 godina iskustva. Ne traži mu samo ‘sažetak’. To je lijeno. Traži mu listu akcionih stavki (Action Items), ko je zadužen za šta i koji su rokovi. Ako radiš u prodaji, možeš naučiti kako analizirati prodaju uz AI koristeći slične principe strukturiranja podataka.

Zašto ovo radi? (Nauka iza modela)

LLM ne čita tekst kao ti. On predviđa sljedeći token na osnovu vjerovatnoće. Kada mu zadaš čvrstu strukturu (npr. ‘Koristi Markdown format sa H2 naslovima’), ti zapravo ograničavaš njegov prostor pretrage, čime drastično smanjuješ šansu da počne lupetati gluposti. To je kao da stavljaš ogradu oko djeteta koje se igra – daješ mu slobodu, ali mu ne daš da istrči na cestu.

Tehnika ‘Guranja’ podataka: Spoji sve u jedan workflow

Da bi ovo bio pravi DIY projekt, moraš automatizovati protok. Koristi alat kao što je ‘Make’ ili ‘Zapier’. Snimiš sastanak na telefon -> fajl ide na Google Drive -> webhook javi tvom Whisper skriptu da krene -> rezultat ide u ChatGPT na poliranje -> gotov zapisnik ti stigne na Slack ili Email. To je vrhunska efikasnost. Ako tek ulaziš u ovaj svijet, saznaj koji su alati neophodni za AI operatera u 2026. godini.

Često postavljana pitanja (PAA)

Da li je legalno snimati sastanke bez pitanja?

Kratko i jasno: Ne. U većini jurisdikcija, uključujući našu regiju, moraš obavijestiti učesnike da se sastanak snima u svrhu pravljenja zapisnika. Čak i ako je to samo za tvoje oči. Uvijek pitaj. To nije samo legalna obaveza, nego i osnovna kultura.

Koji je najbolji format za finalni zapisnik?

Koristi Markdown. Jednostavan je, čitljiv i svaki moderni alat (Notion, Obsidian, Slack) ga prepoznaje. Izbjegavaj PDF u ovoj fazi jer je ‘zaključan’ i težak za naknadne izmjene.

Skidanje rđe sa procesa: Kako održavati sistem

Tvoj DIY bot za zapisnike će s vremena na vrijeme ‘puknuti’. Možda će API promijeniti dokumentaciju ili će tvoj lokalni skript trebati update. Nemoj paničariti. To je dio maker kulture. Ako zapneš sa kodom, nauči kako popraviti greške u AI skriptama bez gubljenja živaca. Isključi nepotrebne servise da ne bi trošio novac na cloud resurse koje ne koristiš. Napravi sistem jednom, održavaj ga pametno i više nikada nećeš morati bjesomučno hvatati bilješke dok tvoje kolege raspravljaju o stvarima koje su mogle biti običan email. Prljavo je, zahtijeva malo znojenja oko tastature, ali osjećaj kada dobiješ savršen zapisnik nakon 10 sekundi je neprocjenjiv.